Dicas para uma reunião de acompanhamento perfeita


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Um dos trabalhos feitos pelo Instituto Aquila é a criação dos chamados rituais de gestão. Eles nada mais são do que reuniões de acompanhamento para monitorar os resultados e identificar desvios de rota. “É um passo que está entre o estabelecimento das metas e estratégias da empresa e o alcance, de fato, dos resultados desejados”, afirma Leonardo Gabirobertz Ferreira, sócio do Aquila que atua há nove anos como consultor de gestão.

O ritual de gestão possibilita o acompanhamento do desempenho dos indicadores e comprovar a melhoria no resultado em função das ações tomadas. Assim, durante a reunião, é importante avaliar resultados e execução dos planos de ação e a eficácia das contramedidas que foram criadas para bloquear desvios negativos. Também é fundamental reconhecer por meritocracia o alcance dessas metas.

A seguir, listamos dicas para que essas reuniões sejam eficazes e produtivas.

1. Tenha uma pauta voltada para indicadores e metas
Esse é o pré-requisito para uma reunião de gestão, que serve para acompanhar a execução dos planos previamente definidos. O objetivo não é que cada funcionário conte sobre como está a execução de suas tarefas. Com os indicadores já apurados, o encontro é para monitorar o que está dentro do esperado ou o que não está – e quais fatores estão atrapalhando. Eventualmente, o líder pode ajudar o time a criar novas ações para o futuro, ainda que esse não seja o escopo de uma reunião de gestão. O problema é que, na prática, a conversa fica menos produtiva quando todos começam a pensar em novas ações. Se o líder achar necessário, pode entrar em alguns detalhes de análises previamente realizadas.

2. Uma boa preparação é fundamental para que a reunião seja sintética
Não existe um bom ritual sem que o responsável pelo indicador, antes da reunião, consiga fazer uma análise de fatos e dados, análise de causa e confecção de um plano de ação.

3. Utilize um OPR (One Page Report)
Em cima do indicador debatido, deve ser possível visualizar: qual o resultado obtido ao longo do tempo; quais ações foram propostas e concluídas durante o período; quais as ações em andamento para suportar o resultado; e quais as ações já programadas ou futuras que serão desenvolvidas tendo em vista o resultado atual obtido.

4. Cuidado com o “muro das lamentações”
A pessoa que lidera a reunião deve garantir que o encontro não se transforme em um momento para lamentar os resultados não alcançados, justificar o desempenho insatisfatório das últimas semanas ou fazer críticas à equipe.

5. Cuide da comunicação
Convoque os envolvidos com antecedência e estabeleça uma data fixa, para criar uma rotina. No início da reunião, sempre cumprimente os colegas e alinhe as expectativas para o que será discutido. Ao final, agradeça a participação de todos e comente as expectativas para o encontro seguinte. A verbalização das datas, horários e expectativas é fundamental para criar disciplina.

6. Se os indicadores estiverem fora da meta, não saia distribuindo broncas
Antes de tudo, identifique o que atrapalhou a equipe na busca pelo resultado. As ações não foram executadas? Garanta que isso aconteça mais. Causas que não haviam sido identificadas anteriormente atrapalharam? Estabeleça, após a reunião, um novo plano direcionado a ação para o problema específico – as chamadas contramedidas.

Leonardo Gabirobertz Ferreira, consultor de gestão há nove anos e sócio do Aquila, enfatiza a importância dos rituais de gestão para o alcance dos resultados.

Leonardo Gabirobertz Ferreira, consultor de gestão há nove anos e sócio do Aquila, enfatiza a importância dos rituais de gestão para o alcance dos resultados.

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